Modul 1: Surat Resmi Mendadak (Mail Merge)

Skenario Masalah

Surat untuk 50 karyawan

Atasan Anda meminta surat pemberitahuan untuk 50 karyawan dengan kop surat perusahaan. Masing-masing surat harus menyertakan nama karyawan secara personal. Deadline: 1 jam. Jika diketik satu per satu, tidak akan selesai.

Pertanyaan: Fitur apa di Microsoft Word yang bisa membuat 50 surat berbeda secara otomatis?

Forum Brainstorming

Diskusikan ide dan pengalaman seputar pembuatan surat massal.

RN

Rina N.

3 jam lalu

Saya pernah pakai mail merge, tapi lupa langkah-langkahnya. Yang pasti kita perlu file data Excel.

AD

Agus D.

2 jam lalu

Mail merge itu bisa untuk surat, email, bahkan label. Kuncinya adalah template surat dan daftar penerima.

Simulasi forum, di LMS sebenarnya akan terintegrasi.

Materi Pendukung

Apa itu Mail Merge?

Fitur untuk membuat dokumen massal dengan menggabungkan template dan data dari sumber eksternal (Excel, Outlook).

Sumber Data

Buat daftar penerima di Excel dengan kolom seperti Nama, Alamat, Jabatan. Simpan sebagai .xlsx.

Video Tutorial

Langkah demi langkah mail merge di Word.

🎥 Preview Video

Langkah-Langkah Mail Merge

1 Buka Word, buat dokumen baru (template surat).

2 Klik tab Mailings → Start Mail Merge → Letters.

3 Pilih Select Recipients → Use Existing List, pilih file Excel.

4 Tempatkan kursor di posisi yang ingin diisi data, lalu klik Insert Merge Field dan pilih kolom (misal Nama).

5 Klik Preview Results untuk melihat hasil, lalu Finish & Merge untuk mencetak atau membuat dokumen baru.

Latihan Terbimbing

Klik langkah-langkah di atas sesuai urutan yang benar. (Klik untuk memilih, urutan akan muncul di bawah).

Urutan Anda: (belum ada)

Challenge: Surat untuk 5 Karyawan

Berikut adalah data karyawan (simulasi) dan template surat. Buatlah surat untuk masing-masing karyawan dengan menggabungkan data ke dalam template.

Nama	Jabatan	Alamat
Andi Saputra	Manager	Jl. Merdeka No.1
Budi Santoso	Staff	Jl. Sudirman No.10
Citra Dewi	Supervisor	Jl. Gatot Subroto No.5
Dedi Kurniawan	Staff	Jl. Ahmad Yani No.22
Eka Putri	Manager	Jl. Diponegoro No.7

KOP SURAT PERUSAHAAN

Jakarta, 1 Maret 2025

Kepada Yth. [Nama]
[Jabatan]
[Alamat]

Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebijakan perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat bulanan pada ...

Hormat kami,
Sekretaris

Di Word sebenarnya, Anda akan menggunakan mail merge. Di sini, tuliskan hasil surat untuk salah satu karyawan (misal Andi) di kotak bawah sebagai simulasi.

Refleksi

Apa tantangan terbesar dalam memahami mail merge? Bagaimana fitur ini dapat membantu pekerjaan sehari-hari? Rencana latihan selanjutnya?

Kuis Formatif

Pilih jawaban yang benar:

1. Fitur di Word untuk membuat surat massal disebut...

Mail Merge

Spelling & Grammar

Track Changes

2. Sumber data untuk mail merge biasanya berasal dari...

Excel

PowerPoint

Outlook Calendar

3. Langkah pertama dalam mail merge adalah...

Membuat template surat

Memilih penerima

Mencetak surat